Научная библиотека т

Выпуск 27

Материалы VI-й Международной научно-практической конференции 2123 сентября 2004 г. Библиотечное партнерство для информационного развития

Редактирование электронного каталога как элемент системы управления качеством информационного обслуживания

Ирина Геннадьевна Жолобова, заведующая отделом комплектования и каталогизации
Научная библиотека, Томский государственный университет

С открытием удаленного доступа к электронному каталогу Научной библиотеки Томского государственного университета усилилась ответственность за качество информации, предоставляемой через каталог. И не только перед пользователями университета, но и перед посторонними пользователями. Задача поддержки качества информации, внесенной и вносимой в электронный каталог, является для Научной библиотеки одной из актуальных. Ее значение обусловлено также и целым рядом существующих обстоятельств, в частности отсутствием открытой (бесплатной) оперативно пополняемой централизованной государственной базы данных библиографических описаний для документов, издаваемых на территории Российской Федерации (следствием этого является создание большого процента оригинальных библиографических описаний на документы каждой отдельно взятой библиотекой), незаконченным процессом формирования российских правил каталогизации, организацией автоматизированной системы выдачи документов в самой библиотеке и др. Значимым фактом для нас является и то, что библиотека получила от Библиотеки Конгресса США идентификационный код RU-ToGU, который идентифицирует библиотеку в информационном пространстве как организацию, занимающуюся машиночитаемой каталогизацией. Все эти обстоятельства требуют повышенного внимания к управлению качеством информации в электронном каталоге библиотеки.

Эффективное текущее и плановое редактирование электронного каталога рассматривается нами как критерий контроля качества создаваемой базы данных. Редактирование электронного каталога в том объеме, который необходим для эффективного контроля качества, связано с историей и особенностями создания электронного каталога. Кратко о том, как все начиналось.

Этап первый это 19941998 годы, начало, подготовка к старту. О начале создания электронного каталога как продукта, полезного и необходимого пользователю, в 1994 году говорить было преждевременно. Поскольку электронный каталог тогда функционировал не для пользователей, а для внутренних нужд это был электронный каталог для библиотекарей. Библиографические описания на документы, созданные в АБИС Библиотека 4.0, использовались для распечатки карточек в карточные каталоги и не подвергались ни текущему, ни плановому редактированию. Хотя процесс редактирования изготовленных карточек для традиционного каталога, безусловно, имел место быть. В конце 1997 года база данных описаний документов, состоящая из 23,5 тысяч библиографических записей, была конвертирована из АБИС Библиотека 4.0 в сетевую версию АБИС VTLS. И это был старт в организации электронного каталога Научной библиотеки ТГУ. В то время базы данных читателей, экранов экземпляров, библиографических описаний статей в электронном виде не существовало (см. рис. 1). Появляется необходимость массированного ввода данных.

Этап второй это 19982002 годы, период интенсификации работы. Данный этап организации электронного каталога характеризуется тем, что для запуска интегрированной автоматизированной технологии в библиотеке было необходимо обеспечить наполнение основных баз данных электронного каталога (см. рис. 2):

• база данных библиографических описаний документов;
• база данных экранов экземпляров;
• база данных читателей;
• база данных библиографических описаний статей.

В наполнении перечисленных баз данных участвуют сотрудники отделов, специализирующихся на конкретных направлениях деятельности: отдел комплектования и каталогизации, отдел основного фонда, отдел обслуживания, библиографический информационный центр. В течение 19982002 годов база данных библиографических описаний документов достигает объема 140 тысяч библиографических записей, база данных экранов экземпляров более 350 тысяч, база данных статей 12 тысяч библиографических записей, база данных читателей достигает 22 тысяч записей о читателях. Создаются дополнительные линии ввода информации. Так, организована межотдельская группа сотрудников, усилиями которой в электронный каталог заносятся краткие библиографические описания и экраны экземпляров на документы, запрошенные читателями из отдела основного фонда для получения на электронной кафедре выдачи.

После реорганизации отдела комплектования и отдела каталогизации в объединенный отдел комплектования и каталогизации в его структуре появляется новая группа по организации электронного каталога. Текущее редактирование библиографического описания документов, поступающих в фонд библиотеки, осуществляется двумя выпускающими редакторами отдела сотрудниками с самой высокой квалификацией.

С целью совершенствования технологии автоматизированной обработки информации и улучшения качества электронного каталога в 1999 году создается межотдельская рабочая группа по методическому обеспечению электронного каталога библиотеки. Эта группа работает весьма эффективно и поныне в нескольких направлениях:

• изучение формата USMARC, MARC 21 для библиографических данных и внедрение его в практику;
• изучение формата USMARC, MARG 21 для авторитетных данных и внедрение его в практику;
• разработка технологии создания электронного библиографического описания и авторитетных записей;
• совместная работа с сотрудниками отдела компьютерных технологий по анализу, изучению проблемных вопросов электронной каталогизации;
• индивидуальные и групповые занятия, консультации для сотрудников библиотеки;
• изучение российских правил каталогизации для дальнейшего внедрения их в работу каталогизаторов.

В 2002 году временная рабочая группа по методическому обеспечению была расширена. На фоне активной работы межотдельской группы в плановом редактировании созданных папок-файлов ошибки группировались по выборочным полям MARC-формата. В это же время вводится новая должность выпускающий редактор экранов экземпляров, осуществляющий текущее редактирование созданных экранов экземпляров. Основные поля редактирования в экране экземпляра полочный индекс, расстановочный шифр, место расположения данного экземпляра (принадлежность к конкретному фонду в библиотеке). Из-за пропущенных ошибок возникали проблемы по определению места нахождения данного экземпляра в конкретный момент времени.

Методическая группа, проводя плановое редактирование, делает вывод о необходимости организации первичного планового редактирования по отдельным массивам базы данных электронного каталога. Определяются основные объекты редактирования (рис. 4).

Начинается процесс формирования программы редактирования. Разработка данной программы обусловлена актуальностью проблемы эффективного доступа к информационному поиску документов для пользователей электронным каталогом. Данная программа обеспечивает обоснованное использование бюджета рабочего времени.

• определение очередности массивов для редактирования по важности в информационном доступе при поиске. Первоочередным массивом, к редактированию которого приступила библиотека, был список ключевых слов;
• разработка методического обеспечения процесса редактирования в каждом конкретном случае (для каждого массива отдельно);
• назначение ответственных лиц;
• обучение персонала;
• выработка норм времени на каждый процесс редактирования;
• анализ выполненных работ;
• разработка мероприятий для улучшения (оптимизации) процессов редактирования.

Сейчас с уверенностью можно сказать следующее:

1. Разработка технологии редактирования электронного каталога и создание программы редактирования являются своевременными действиями в процессе контроля качества работ по созданию электронного каталога Научной библиотеки.
2. На основе объема работ по плановому редактированию списка ключевых слов и списка авторов, выполненного сотрудниками отдела комплектования и каталогизации, рассчитаны новые опытные нормы процесса. Нормированный процесс это планируемый и управляемый процесс. Опытные нормы времени для выполнения редактирования для выпускающих редакторов библиографических описаний документов, для выпускающего редактора экранов экземпляров документов определены ранее.
3. Редактирование электронного каталога требует больших ресурсов. Поэтому управление качеством электронного каталога организовано эффективно, поддержка качества редактирований внесенной и вносимой информации запланировано на обозримый временной интервал и не имеет характера безвременной неопределенности по выполнению.
4. Редактирование электронного каталога носит комплексный характер, как по процессам, так и по ответственности сотрудников отделов библиотеки. Участие в редактировании массивов электронного каталога повышает квалификацию рядовых сотрудников, занимающихся созданием электронного каталога.